なにはともあれ、効率化の第一歩は、整理整頓です。
たとえあなたの仕事場が、通勤に電車で2時間もかかるところにあったり、逆にお気に入りのフィギュアに囲まれた自宅でSOHOだったりしても、ワークスペースがカオス状態で、大事なものが見つからないという経験はきっとありますよね。もともと整理整頓が上手な人もいますが、片付けがどうも苦手というアナタ、今日は整理術と、それで出来上がったキレイな状態を持続させるワザをいくつか紹介します。目の前の書類の山と、空のマグカップにサヨナラしましょうね。
詳細は以下にて、どうぞ。
■「とりあえずの引き出し」を見直す
あなたの机の引き出しには、とりあえずここに入れておこう、という引き出しがありませんか。まずそこを見直しましょう。 余った部品、ノベルティグッズ、ほとんど使わない道具、分類が難しいからとりあえず入れておいた書類、などが出てきませんか。
ピーター・ウォルシュ氏の著書『It's All Too Much』を読んだ、米lifehackerのジェイソン・フィッツパトリック記者。キッチンの「とりあえずの引き出し」を整理し、中身をより使いやすいところにしまい直したそうです。そうしたら、手の届きやすいところに調理器具が揃ったので、以前より手早く料理ができるようになったとのこと。これと同じ方法が、ワークスペースでも使えるのです。
でも、「とりあえずの引き出し」の中身を全部捨てなくてもいいんですよ。ブログ「The Apartment Therapy」では、「ガラクタも仕切りで整理整頓」というエントリーがあります。
Container Store やBed Bath and Beyond の仕切りがオススメです。スプーンやフォークを整理するトレイや、小さい瓶、ギフトボックス、マフィンの型、保存容器なども便利ですよ。
引き出しの中の空間を仕切りなどで分けることによって、「何でも入れちゃえ」というわけにはいかなくなり、何かをしまおうと引き出しを開けたときに、「さて、どこに入れようか」と考える習慣がつくのです。
■机の上でちゃんと作業しよう
元記事を書いたケビン・パルディ記者のホームオフィスの机の上には、いろんなものが積まれているそうです。書類やLinuxのlive CDは大したことないけれど、お茶を飲んだマグやスプーン、USBケーブルは本当に邪魔になります。彼が片付けなきゃと気づいたきっかけは、彼のワークスペースセットアップが、エルゴノミクス的には最悪で、常に首が凝ってしまうからだそうです。つらいから2分ぐらい休憩しようとすると、その2分でいらないものを机に持ってきてしまったりして、一向に片付きません。
ケビンの同僚のアダムは、仕事場でのエンドレスなストレスと不快感を減らすコツを知っているそうですよ。まず、彼の「健康的なワークスペースを整える」という記事に書いてある、オフィスの椅子とラップトップの高さを合わせるというのだけでも、ケビンにとって読む価値があったとのことです。「マウスを変な風に使ってみる」とか、右手が疲れた時に左手を使ってみる、というのも一つの手かもしれません。GTD, Getting Things Doneの基本原則（よく使うものを近くに置き、あまり使わない名刺や空CD、小切手などを遠くに置くなど）を実践してみたら調子が良かったし、不思議と余計なものを持ってきて机の上をぐちゃぐちゃにはしなかったのだそうです。当たり前のことかもしれないけれど、手の届かないところにいろいろ物を置く、ということが、目の前をごちゃごちゃさせない方法なのかもしれませんね。それでも、ケビンにはまだ対処しなければならないことがあるそうです。それは...
■放っておいても解決することのない問題
仕事に関係ありそうだけれど、実はそうでもなくて机の上を散らかしてしまうだけのものってありますよね。そういうものによって、あなたの仕事場での印象を悪くしかねない状態や、いろいろなことがごちゃごちゃで持て余してしまい、新鮮なアイディアが浮かんでこない状態が起こるのです。まずは大量の紙の資料。もしあなたが、「仕事の能率を上げる机の上の整理法501」に書かれた方法をまだ試していなかったら、ぜひいくつかコツを盗んでみてくださいね。紙の他にはケーブルですね。これも、「いろいろな片付け術」がこれまで紹介されていますよ。
さて、あなたがこれまで紹介した片付け術を試して机周辺がきれいになったとします。ここからは、その先の整理の仕方です。
毎日使うもの以外のものを、「もしかしたら使うかもボックス」半年入れておきましょう。靴箱か、必要に応じてそれより大きい箱を用意します。そしてそこに、今すぐ必要ではないものを詰め込んで、すぐ足下ではなく、少し離れたところに置いておきます。まずは2週間ぐらい経って中身を確認します。この2週間、その箱の中のものを使わないで済みましたか？ わざわざ立ち上がってその箱の中身を取りに行く以外の方法で、その場を切り抜けましたか？ そうであれば、その箱の中身は本当は必要のないものだということになるので、捨てるか寄付するかするといいですよ。
■最後の砦はキャビネットです
米lifehackerのコメント欄にあったように、ファイルキャビネットとは、ハードドライブのように、今はいらない情報を短期間ためておく場所です。どんなファイリングシステムがいいかは、ある程度個人的な好みによりますが、細かく振り分けをして、どこに戻すか覚えておくのは、面倒なことです。ということで、ここからはキャビネットの整理の仕方を紹介します。
・ファイルキャビネットの大改造：ファイルキャビネットはいっぱいにしないで、75％ぐらいまで詰めておくのがいいのはなぜか、かっこわるいと思わないでラベルメーカーを使うのがいいのはなぜかがリンク先に書かれています。
・ファイルの中身の目次を作りましょう：あなたが今手に持っているレシートをどこにしまえばいいかということが、目次を見れば一目瞭然です。
・給与明細はどのくらい遡って残しておくべき？：２年前の明細をまだ持っているあなた、たぶんそれはもう必要ないですね。
・ロゴを切り抜いてインデックスに：支払済の請求書からロゴを切り抜いて、ファイルのインデックスを作れば、引き出しを開いてすぐにどこにしまえばいいかわかりますよ。
・引っ掛けたフォルダーの滑り止めにはクリップ: キャビネットの引き出しの開閉のたびにずるずる動くフォルダを固定すれば、中の資料を探しやすくなります。
■あなたの整理術、教えてください
今回紹介したのは、たくさんある整理術の中のほんのわずかです。元記事を書いたケビンは、これから一つ一つ試してみて、効果があるかないかを近いうちに発表するそうです。みなさんは、上の方法についでどう思いましたか？ ここでは紹介していない、とっておきの方法があったら、コメント欄で教えてくださいね。
Kevin Purdy (原文/訳：山内純子)
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