一緒に仕事をしていた人が３月いっぱいで退職します。分担上、相手の人のしていた仕事に私はほとんどかかわらなかったため、中身をほとんど把握していません。もう今月も終わりですが、まだ一部しかひきつぎをしていません。簡単にひきつぎのポイントを開設しているサイトを求めています。
ちょっと失礼します。
と云うWeb頁です。
仰る様なひきつがれる方へのアドヴァイス的なものは見当たらなかったので、ひきつぐ方へのアドヴァイスからひきつぎのポイントを掴みましょう。
今日は29日なので、時間が有りませんよね。
Web頁中の
● その業務・案件の目的や社内での位置づけなど、総体的な業務の説明
● 実際にいつ、何をすべきかのフローチャート。業務の段取り、進捗状況、優先順位、今後の見通しや不測の事態への対応の仕方
● これまで起こったトラブルの経緯
● 業務上必要な資料や、これまで作成した書類もファイルに残し、関連書籍などは所在を明確にする
● 関連する部署、取引先、顧客の連絡先も案件ごとにまとめる。担当者名だけでなく、趣味や折衝時の注意点なども一緒に伝えると重宝される
辺りを重点的に、転職される方に実行して貰う様にすると良いでしょう。
転職される方には、出来る限り、紙に書いて残して貰いましょう。
その時に御自分も協力する事で、仕事の内容の把握を同時に行い、御自分が転職される方に残して置いて欲しい情報は何かを頭の中で整理します。
細かい事よりも、大きな事で重要な事を把握しましょう。
御自分の頭の中で整理出来た事を、転職される方に伝えて、更に作業を進めます。
これの繰り返しを出来るだけ、業務の全般について行う。
これが時間の無い、今の状況で出来る最良のひきつぎだと思います。
また、ひきつぎ時間が殆ど無かった事を理由にして、転職される方の携帯電話番号を聞き出して置きましょう。
そして、
「分からない事が有ったら、電話で御聞きしてもいいですよね？協力を御願いします。」
なんて内容の事を言って、後から連絡出来るルートを確保して置きましょう。
何てったって時間が余りに短いので、これっ位しか手が無いですね。
やれば出来るので、どうぞ、落ち着いて、頭の回転を高速にする事に努めて下さいね。
これが第一です。
まずは御話まで。御役に立てれば幸いです。
ちょっと失礼します。
と云うWeb頁です。
仰る様なひきつがれる方へのアドヴァイス的なものは見当たらなかったので、ひきつぐ方へのアドヴァイスからひきつぎのポイントを掴みましょう。
今日は29日なので、時間が有りませんよね。
Web頁中の
● その業務・案件の目的や社内での位置づけなど、総体的な業務の説明
● 実際にいつ、何をすべきかのフローチャート。業務の段取り、進捗状況、優先順位、今後の見通しや不測の事態への対応の仕方
● これまで起こったトラブルの経緯
● 業務上必要な資料や、これまで作成した書類もファイルに残し、関連書籍などは所在を明確にする
● 関連する部署、取引先、顧客の連絡先も案件ごとにまとめる。担当者名だけでなく、趣味や折衝時の注意点なども一緒に伝えると重宝される
辺りを重点的に、転職される方に実行して貰う様にすると良いでしょう。
転職される方には、出来る限り、紙に書いて残して貰いましょう。
その時に御自分も協力する事で、仕事の内容の把握を同時に行い、御自分が転職される方に残して置いて欲しい情報は何かを頭の中で整理します。
細かい事よりも、大きな事で重要な事を把握しましょう。
御自分の頭の中で整理出来た事を、転職される方に伝えて、更に作業を進めます。
これの繰り返しを出来るだけ、業務の全般について行う。
これが時間の無い、今の状況で出来る最良のひきつぎだと思います。
また、ひきつぎ時間が殆ど無かった事を理由にして、転職される方の携帯電話番号を聞き出して置きましょう。
そして、
「分からない事が有ったら、電話で御聞きしてもいいですよね？協力を御願いします。」
なんて内容の事を言って、後から連絡出来るルートを確保して置きましょう。
何てったって時間が余りに短いので、これっ位しか手が無いですね。
やれば出来るので、どうぞ、落ち着いて、頭の回転を高速にする事に努めて下さいね。
これが第一です。
まずは御話まで。御役に立てれば幸いです。
ありがとうございました。
■引継書の作り方 http://www.cafeglobe.com/cafe/forum/archive/D7_7990.html
掲示板の発言(ツリー)です。
ちなみに私自身が退職する際に作った引継書は
・自分が管理していた物品や書類の置き場所一覧
・自分が作成した共有ネットワーク上にあるフォルダ・ファイルの一覧
(重要なもの、注意が必要なものについて説明を添付)
・作業や書類作成の手順マニュアル、チェックリスト
です。上司が自分の業務内容を把握していたので、比較的楽な引継でしたが。
営業職等、顧客と接する仕事でしたら、先方の担当者の性格・仕事を進める上での
クセや注意点などを聞いておくと役立ちます。
転職される方からはしっかりと連絡先・連絡可能時間帯を聞いておきましょう。
ありがとうございました。
http://www.asahi-net.or.jp/~dw3n-sgn/business_basic/document...
あまりにも質問内容が抽象的過ぎるので、一般的な回答しか出来ませんが。
1.先ず組織には業務分掌規定というものがあるはずですから、退職者の業務が文章規定上何をする業務課を明確にすべきです。
→要は業務の大枠を明確すると言うことです。
2.該当業務の中で、反復継続的に発生する案件、単発の個別案件・単発であるが業務量があり長期間を要する業務にそれぞれ分類し、具体的にどのような案件があるかを明確にする。
3.トラブル案件の確認
一番問題なのは、要注意取引先や要注意報告書等、外部関連事項で引継ぎが必要な事項を明確にし、事前に可能な限り相手との面通しをすることです。
最低限この程度は必要になります。
ありがとうございました。
ありがとうございました。