文章が苦手でも、ビジネスシーンで「わかりやすいドキュメント」を作成する方法

わかりやすいドキュメントは誤解を生まず、人を動かす

まず、わかりやすいドキュメントというのは、誤字脱字や表記のミス、日本語のまちがいがない文章で構成されるドキュメントです。そして、このようにわかりやすいドキュメントは誤解を生まず、人を動かすことができます。

「誤解を生まない」ことについては、毎日のビジネスメールを想像するとわかりやすいでしょう。相手からの返信内容が要領を得ないものであると、そこには余計なコミュニケーションコストがかかります。一方、洗練されたビジネスメールは、やりとりをスムーズにするでしょう。

「人を動かす」とは、文章の力を借りて目的（予算の承認をとりたい・トラブルを解決したいなど）を果たすことです。たとえば、すぐれた広告のキャッチコピーは、目にした人に商品購入や会員登録、資料請求など促すことができます。同様に、わかりやすい提案書や報告書では、ドキュメントの目的がストレートに伝達し、人を動かすことができるのです。

誰でもわかりすいドキュメントが作成できるおすすめツール

誤字脱字や表記のミス、日本語のまちがいは、ビジネスパーソンとして以前に、大人として教養を疑われる可能性があるので注意したいところ。しかし、一般のビジネスパーソンが文章のプロフェッショナルではないのも事実です。そこで、文章作成を効率化する初心者向けのツールやサービスを以下に紹介します。

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声に出して読み上げて、違和感がないか

ここまで、初心者でも誤字脱字や、表記のミス、日本語のまちがいのない文章を作成するツールを紹介しました。しかし、ツールだけではカバーできないわかりやすいドキュメントのポイントもあります。そこでおすすめなのが、文章を声に出して読んでみること。

以下の文章について考察してみましょう。まずは声を出さずに読んでみてください。

「考えるべきことは、翌月・翌々月の売上をいかに組み立てて、当月の落ち込みのカバーを行うかに視点をシフトする必要があります」

この文章に違和感を覚えたでしょうか。もしも違和感を覚えなかった場合は、声に出して読んでみてください。おそらく、不自然さを感じるかと思います。

この文章の不自然さを感じたら、品詞分解をしてみましょう。文章の骨格は主語と述語によって成立するので、まず主語と述語を探してください。すると「考えるべきことは（主語）／必要があります（述語）」というように読めて、主語と述語の関係がねじれていることがわかります。

このようなわかりにくさはツールでは判断しにくいため、見逃されてしまいがちです。この文章の正しい主語と述語は「必要が（主語）／あります（述語）」なので、紛らわしい前半部分を整理する必要があります。

「考えるべきことは、翌月・翌々月の数字をいかに組み立てて、当月のカバーを行うかという点です」

とすればわかりやすくなります。

もう一例、「数字が売上目標を達成するための組み立てを行う」という文章を考察してみます。同様に「数字が（主語）／達成する（述語）」わけではなく、主語と述語がねじれています。実はこの文章には、主語がないため「（私が）売上目標を達成するために数字の組み立てを行う」とすればわかりやすくなります。

このように、書き言葉には時として、読み手にわかりにくい表現が含まれている場合があります。そんなときは声に出して読み上げてみると、わかりにくい文章になっていることを事前に察知できるはずです。文章を作成するのが苦手な方は、ドキュメントが仕上がったら一度、声に出して読み上げることをおすすめします。

わかりやすいドキュメントを作成するために

繰り返しになりますが、日本人にとって日本語で文章を書くことは自然なことなので、練習なしに誰にでもできると思われがちです。もしもあなたが、これまであまり意識せずに文章を書いていたのであれば、ぜひ一度上記のツールや、声に出して読み上げる方法を試してみてください。

意識せずに書かれた文章は大半がわかりにくいです。そしてわかりにくい文章は、リソースと引き換えに作成したにも関わらず、その目的を果たせなくなってしまいます。この機会にぜひ、文章のクオリティや効果を上げるための練習をしてみてください。いつか、あなたの文章で人を動かす瞬間がくれば幸いです。